Začněte pravidelným termínem
Nejdůležitější není konkrétní aplikace nebo typ složky, ale pravidelnost. S účetní si domluvte, kdy podklady uzavíráte, do kdy je předáte a jakým způsobem se dořeší chybějící informace.
Co typicky připravit
- Vydané doklady: faktury, dobropisy a informace o jejich úhradách.
- Přijaté doklady: faktury a další účetní doklady související s podnikáním.
- Bankovní podklady: výpisy ke všem účtům používaným pro podnikání.
- Pokladna: příjmové a výdajové doklady a podklady ke změnám hotovosti.
- Majetek: dokumenty k pořízení, prodeji nebo vyřazení majetku.
- Mzdy: docházka, absence, odměny a změny u zaměstnanců, pokud vedete mzdovou agendu.
Doklady pojmenovávejte a netřiďte je dvakrát
Při online předávání používejte dohodnuté složky a stabilní názvy. Oddělte jednotlivá období a typy podkladů, ale nevytvářejte několik kopií téhož dokumentu v různých místech. Pokud si nejste jistí zařazením, je lepší přidat krátkou poznámku než dokument vynechat.
Doplňte informace, které z dokladu nejsou zřejmé
Účetní z faktury nemusí poznat účel neobvyklého nákupu, důvod opravy, vazbu na konkrétní projekt nebo okolnosti zahraniční transakce. Takové informace předejte společně s dokladem, ideálně hned v daném období.
Krátká kontrola před odesláním
- Máte podklady ze všech bankovních účtů a pokladen?
- Nechybí doklad k neobvyklé platbě nebo nákupu?
- Jsou přiložené informace o změnách u zaměstnanců a majetku?
- Je zřejmé, ke kterému období podklady patří?
- Víte, kde účetní najde vaše doplňující poznámky?
Když přebírá účetnictví nová účetní
Při převzetí v průběhu roku je potřeba navázat na dosavadní evidenci a poslední zpracované období. Připravte proto také dostupné účetní výstupy, informace o používaném systému a kontakt na předchozí zpracování. Rozsah předání je vhodné projít při konzultaci k převzetí agendy.